La agilidad en la gestión de proyectos ha transformado la forma en que los equipos abordan el trabajo. Entre las metodologías ágiles más populares, Kanban se destaca por su enfoque visual y su capacidad para optimizar flujos de trabajo. En esta guía, te introduciré a Kanban, desde su origen hasta sus prácticas clave, para que puedas empezar a aplicar este enfoque con confianza.

¿Qué es Kanban y su Origen?

Kanban es una palabra japonesa que significa «tarjeta visual» o «tablero». Surgió en los años 50 en Toyota, la famosa empresa automotriz, como parte de su sistema de producción justo a tiempo. Originalmente, las tarjetas representaban unidades de trabajo y ayudaban a controlar el flujo de producción.

Pilares Fundamentales de Kanban

1. Visualización del Trabajo

La visualización del proceso es el primer objetivo de Kanban. Esto implica mostrar todas las tareas y actividades en un tablero, ya sea digital o físico, para que todos los miembros del equipo tengan una visión clara del progreso y los cuellos de botella.

2. Limitar el Trabajo en Proceso (WIP)

Limitar el trabajo en el proceso es el segundo pilar. Esto implica establecer un límite máximo para la cantidad de tareas simultáneas que un equipo puede realizar. Al hacerlo, se evita la sobrecarga y se mantiene un flujo de trabajo continuo.

3. Gestionar el Flujo

El tercer pilar se refiere a gestionar el flujo. Aquí, el objetivo es mantener un flujo constante de trabajo, evitando picos de actividad que puedan generar estrés y luego largos períodos de inactividad.

4. Mejora Continua

El cuarto pilar, y no menos importante, es la mejora continua. Kanban promueve una cultura de mejora constante, donde los equipos analizan y ajustan continuamente sus procesos para lograr una mayor eficiencia.

Ceremonias en Kanban

Aunque Kanban no tiene ceremonias fijas como Scrum, es esencial establecer momentos de revisión y ajuste, por lo que se pueden generar un instancia de Reunión de Revisión de Kanban donde el equipo se reúne para analizar el rendimiento del flujo de trabajo y hacer ajustes si es necesario. Se evalúan métricas como el tiempo de ciclo y el lead time.

Una segunda instancia sería Reunión de Planificación de Kanban, aunque es menos organizada que la reunión de planificación de Scrum y que tiende a ser mas expedita, sin embargo resulta muy útil para priorizar el trabajo y asignarlo a los miembros del equipo según sus habilidades y necesidades.

¿Qué podemos medir en Kanban?

Tiempo de entrega (Lead time)

Es el tiempo que transcurre entre el inicio de una tarea y su finalización. Ayuda an entender cuánto tiempo lleva terminar una tarea, lo que es esencial para la planificación y la entrega predecible.

Tiempo de Ciclo (Cycle Time)

Es el tiempo que una tarea pasa activa en el proceso de trabajo. Incluye el tiempo de trabajo real y el tiempo de espera. Conocer el tiempo de ciclo es crucial para identificar y reducir cuellos de botella.

Rendimiento (Throughput)

Representa la cantidad de trabajo que se completa en un período de tiempo específico. Es una métrica valiosa para entender la capacidad real del equipo y para realizar estimaciones precisas.

En resumen, Kanban ofrece un enfoque flexible y altamente visual para gestionar el trabajo. Al adoptar sus principios y prácticas, los equipos pueden mejorar la visibilidad, la eficiencia y la calidad de sus procesos. ¡Empieza con un tablero y observa cómo Kanban transforma la forma en que abordas tus proyectos!